Cada semana, CFOs, gerentes de finanzas y tesoreros de grandes compañías dedican horas valiosas a revisar y aprobar pagos. Este escenario, que ya parece un ritual en el mundo corporativo, se complica cada vez más con la aparición de nuevos desafíos. A pesar de contar con cientos de empleados, procesos bien definidos y tecnología avanzada, el tiempo se diluye entre planillas, correos y validaciones. Según un estudio de Business Wire, un 72% de los equipos financieros invierte cerca de diez horas semanales en tareas manuales referidas a pagos, lo que se traduce en un preocupante desperdicio de recursos. En un entorno donde la digitalización se ha vuelto esencial, muchos CFOs todavía se encuentran lidiando con cuentas a mano, desvirtuando las oportunidades de estrategia que podrían aprovechar.
Los errores involuntarios en la gestión de pagos continúan siendo una de las principales preocupaciones para los CFOs. Un simple error de digitación puede desencadenar consecuencias significativas, algo que enfatiza un estudio del Institute of Finance and Management, que señala que el 3,6% de las facturas ingresadas manualmente contienen errores. Aunque a simple vista pueda parecer un porcentaje bajo, en grandes empresas que procesan miles de pagos, estos deslices se traducen en reprocesos y, en el peor de los casos, en pérdidas financieras. El informe «The True Cost of Failed Payments» evidencia que un 18% de las compañías enfrentan tasas de error que van del 5% al 10%, lo cual implica que hasta una de cada diez transacciones puede fallar, generando costos en promedio de más de $50 por pago fallido.
El tema del fraude se ha vuelto alarmante en el ámbito financiero. De acuerdo con el reporte Fraud in the Cyber Era, el 96% de las empresas enfrentó intentos de fraude en pagos durante 2023, con un notable aumento del 71% en comparación con el año anterior. Los procesos manuales son un blanco fácil para los estafadores, quienes utilizan tácticas como el Business Email Compromise (BEC), que se presenta como un correo electrónico del jefe solicitando pagos urgentes. Solo esta modalidad de fraude causó pérdidas que superaron los $2.700 millones en 2022, según el FBI. La situación es aún más preocupante con respecto al fraude interno; en México, un 14,4% de las empresas reportó estos delitos, principalmente en los pagos a proveedores, lo que pone de manifiesto la necesidad de establecer controles y sistemas de trazabilidad más robustos.
Mientras tanto, la posibilidad de que los CFOs se enfoquen en estrategias clave lleva a cuestionar cómo la operativa diaria afecta su visión hacia el futuro. Un informe de McKinsey revela que solo tres de cada diez CFOs logran destinar tiempo a iniciativas estratégicas, debido a que la rutina diaria de conciliaciones y validaciones los atrapa. De hecho, una encuesta realizada por Oracle y CFO Alliance indica que el 80% de los CFOs se sienten «atrapados en la rutina». Este fenómeno destaca la discrepancia entre las necesidades de planificación estratégica y las tareas repetitivas que consumen gran parte del tiempo. Que uno de cada tres CFOs aún utilice procesos manuales es un claro indicador de cómo se limita su capacidad de reacción frente a un mercado cada vez más exigente.
Finalmente, la falta de visibilidad en el flujo de caja es otro factor crítico que afecta negativamente las decisiones empresariales. Según una encuesta de BlackLine, un 98% de los CFOs no confía plenamente en la visibilidad de su flujo de caja. Esta situación se agrava con el hecho de que un 64% de los profesionales financieros sostiene que el trabajo manual les impide planificar con precisión. Como resultado, se presentan decisiones erróneas y un aumento del estrés en los cierres mensuales. La mayoría de las empresas todavía dependen de los cierres contables para evaluar su situación financiera, lo cual las deja vulnerables ante la volatilidad del mercado. En este contexto, la automatización de procesos ya no puede considerarse una alternativa, sino que se ha convertido en una condición esencial para la supervivencia. En Shinkansen, entendemos estas frustraciones y estamos trabajando en soluciones concretas para abordarlas desde su raíz.
